L'été est presque terminé, et si vous ne l'avez pas encore fait, c'est le moment d'en profiter ! Ces deux mois sont idéaux pour un séminaire d'entreprise en plein air. Les séminaires d'entreprise sont l'occasion parfaite d'organiser un team building, de parler de problèmes urgents et de discuter des objectifs de votre entreprise, le tout dans un cadre agréable. Vous constaterez que l'air frais est plus efficace que n'importe quel café ou salle de conférence. Cependant, les séminaires d'entreprise impliquent beaucoup de planification, et l'un des plus grands défis présentés aux RH est le transport. Il est crucial d'amener vos employés en toute sécurité et confortablement à destination. Au lieu de demander à vos employés d'organiser leur propre transport, envisagez d'engager un service d'affrètement de bus auprès d'une société fiable. Pour vous aider à prendre de l'avance sur toutes les tâches qui vous attendent, nous avons compilé quelques conseils pour vous aider à trouver le meilleur et le plus fiable service d'affrètement pour votre séminaire d'entreprise.
Planifiez la destination
Avant de vous lancer dans l'embauche de la société de transport par autobus nolisés, assurez-vous de savoir où vous allez. Cela devrait aller de soi, mais vous devez planifier la date et la destination avant de vous lancer dans l'embauche d'un transport. Décidez si vous voulez emmener vos coéquipiers dans un centre de villégiature ou dans un camping et trouvez le lieu qui répond à vos besoins. Une fois que vous avez réglé ce point, vous pouvez continuer à planifier le voyage. Appelez quelques compagnies locales d'affrètement de bus pour savoir si elles ont des conditions et des véhicules disponibles pour la date que vous avez prévue.
Choisissez l'itinéraire
Selon le nombre d'employés que vous prévoyez d'emmener, vous devrez peut-être faire quelques arrêts pour récupérer tout le monde. C'est pourquoi vous devez planifier l'itinéraire à l'avance. Si vous pensez que passer prendre tout le monde risque de prendre trop de temps, vous pouvez vous arranger pour que tout le monde se retrouve au même endroit (comme le parking de l'entreprise) ou décider de quelques lieux de ramassage et déterminer les heures de ramassage pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Planifiez le temps de conduite
Selon l'éloignement de la destination que vous avez choisie, vous devrez peut-être faire quelques arrêts en cours de route. Si la destination se trouve dans un autre État, vous devez l'ajouter au temps de conduite. Assurez-vous de tenir également compte de tous les ramassages en cours de route afin de pouvoir donner à vos employés une heure d'arrivée estimée.
Réservez à l'avance
Les séminaires d'entreprise impliquent généralement beaucoup de personnes et laisser quelqu'un derrière n'est pas une option. C'est pourquoi vous devez faire un décompte des effectifs et planifier votre transport en conséquence. Assurez-vous de réserver votre trajet à l'avance, car les bus avec le nombre de sièges approprié peuvent être déjà réservés au moment où vous appelez la société de location de bus. En outre, certaines compagnies peuvent facturer un supplément pour les réservations de dernière minute. Veillez à communiquer tous les détails du voyage au représentant de la société, notamment la date du voyage, la destination et le temps de trajet estimé. Trouver la bonne compagnie pourrait être un défi, mais le faire tôt vous donnera une grande fenêtre de temps pour vous adapter à toute circonstance inattendue.
Partagez les détails avec vos employés
Une fois que vous avez tout gravé dans le marbre, veillez à partager tous les détails du voyage avec vos collègues. Informez-les des lieux et des heures de ramassage. En leur laissant suffisamment de temps pour se préparer, vous éviterez les annulations de dernière minute et rendrez le voyage plus agréable pour tous.